Operaciones de cobros y pagos
Normalmente las empresas trabajan con medios de pago distintos al efectivo o realizan sus operaciones de pago y cobro mediante compras y ventas a plazo. En el primer caso utilizan cheques de pago diferidos que son emitidos a 30, 60, 90 y hasta 120 días.
El cheque de pago diferido es una orden de pago librada a una fecha determinada, posterior a la fecha de su libramiento, contra una entidad autorizada, en la cual el librador, a la fecha de vencimiento, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto. El plazo máximo admitido para la emisión de un cheque de esta naturaleza es de 360 días.
Cuando se opera con estos cheques no existirán intereses, aunque al igual que con el efectivo, podrán existir políticas de descuento (poco común) dado que este posibilita la compra mediante la circulación del mismo, previo endoso.
Cuando nos referimos a cobros y pagos, hablamos generalmente de operaciones compras y ventas efectuadas con los clientes y los proveedores. Con ellos se acuerdan tiempos de pago y cobro, intereses y descuentos.
Definimos el plan de cobros y pagos diferidos como aquel que ordena toda la información existente sobre las operaciones con los clientes y proveedores.
Tomemos la siguiente información:
| ENERO | FEBRERO | MARZO |
Compras | $10000 | $20000 | $15000 |
Ventas | $8000 | $7000 | $5000 |
En la tabla hemos reunido la información histórica sobre las compras y ventas realizadas en los tres meses anteriores. Los importes representan el valor de las operaciones, aunque nada nos dicen sobre el momento de pago de cada uno de ellos. Es decir, en el mundo de los negocios la busqueda de credito o cuenta corriente comercial es fundamental para el mejoramiento financiero.
Puede ocurrir que cliente-proveedor hallan acordado diferir el pago en dos, tres o mas veces. En algunos casos mediante el pago con cheques diferidos y en otros simplemente mediante palabra de saldar dicha deuda. Para conocer el manejo en uno y otra situación consideraremos dos casos: en el primero trabajamos con cheques diferidos y en el caso mas complejo lo haremos en cuenta corriente comercial, es decir, mediante el compromiso de saldar la deuda.
Como la tabla solo nos informa sobre el estado de las operaciones financieras realizadas, debemos agregar mas información para completar el calculo:
De los totales, sabemos que el 30% de las compras en enero se pagaron al contado, 45% a 30 días y el resto en 60 días. Con este dato adicional podemos armar la siguiente tabla para los tres meses consecutivos, incluso, suponiendo que estemos en abril, podiramos saber los importes que nos corresponden pagar por las compras efectuadas en febrero y marzo:
| ENERO | FEBRERO | MARZO | Abril | Mayo |
ENERO: 10000 | 3000 | 4500 | 2500 | | |
FEBRERO: 20000 | | 6000 | 9000 | 5000 | |
MARZO: 15000 | | | 4500 | 6750 | 3750 |
Así como procedimos con las compras, podemos proceder con las ventas. Armamos la tabla que corresponde a los importes de las ventas
VENTAS
| ENERO | FEBRERO | MARZO | Abril | Mayo |
ENERO: 8000 | | | | | |
FEBRERO: 7000 | | | | | |
MARZO: 5000 | | | | | |
Estamos como en el caso anterior, por lo tanto debemos tener la información relacionada a los cobros por parte de los clientes.
Siempre que de políticas de crédito se trata, lo más común es buscar tiempos de pago más largos, contra tiempos de cobro mas corto. Es una manera de poner a prueba la capacidad de lograr créditos en las compras y menores plazos en las ventas. Las ventajas de dichas prácticas, siempre serán financieras y mejoraran nuestra situación de flujo de fondos.
Incorporando los datos de las ventas, tenemos:
El 40% de las ventas son de contado, el 30% a 30 días y el resto a 60 días.
| ENERO | FEBRERO | MARZO | Abril | Mayo | Total |
ENERO: 8000 | 4800 | 2400 | 2400 | | | |
FEBRERO: 7000 | | | | | | |
MARZO: 5000 | | | | | | |
Analizando los datos vemos que del importe vendido que corresponde a enero ($8000) el 40% se cobró al contado, quedando para los próximos dos meses la diferencia de $4800, de este importe una parte se cobró en febrero y la otra en marzo (enero:$2400 y febrero:$2400).
El mismo análisis se realiza para las ventas realizadas en febrero y marzo.
En la columna del total se suman los importes de cada fila o mes. La suma total en este caso debe ser igual al importe del mes.
Puede ocurrir como se vera a continuación, que el importe total no coincida con el importe del mes. Esto sucede cuando se trabaja con políticas de descuentos e intereses o recargos.
Hablamos de descuentos, sobretodo, cuando efectuamos una compra o venta y la cobramos al contado. Y hablamos de recargos cuando los pagos o cobros se difieren.
Resulta lógico pensar, que una venta que se cobrará dentro de 60 días se incorporen recargos por el plazo otorgado al cliente. En otras situaciones se habla de sobreprecios y no de recargos.
Retomando el mismo ejemplo imaginemos que acordamos con el cliente lo siguientes:
Cobro al contado: 10% de descuento.
Cobro a 30 días 10% de recargo y a 60 días 15% de recargo.
| ENERO | FEBRERO | MARZO | Abril | Mayo | Total |
ENERO: 8000 | 4320 | 2640 | 2760 | | | 9720 |
FEBRERO: 7000 | | 2520 | 2310 | 2415 | | 8245 |
MARZO: 5000 | | | 1800 | 1650 | 1725 | 5175 |
Al sumar cada mes observamos que los resultados difieren de los importes de cada mes. Esto se debe a la presencia de descuentos y recargos.
Haciendo lo mismo para las compras con los siguientes datos, tenemos:
15% descuento contado, 10% de recargo a 30 días, 20% de recargo a 60 días.
COMPRAS
| ENERO | FEBRERO | MARZO | Abril | Mayo |
ENERO: 10000 | 2775 | 4500 | 2500 | | |
FEBRERO: 20000 | | 6000 | 9000 | 5000 | |
MARZO: 15000 | | | 4500 | 6750 | 3750 |